цели и задачи ПРОЕКТА:
Первостепенная, глобальная цель - автоматизировать все процессы предприятия по максимуму по различным отделам для повышения эффективности их работы, управляемости, контроля, а также создание единого информационного пространства для хранения ключевой информации внутри компании.
отдел ПРОДАЖ
Были проведены работы для отделов Продаж Софт (швейное производство) и по направлению продаж Хард (это СМР, поставка оборудования «Защиты на высоте»). Таким образом мы автоматизировали работу компании по двум направлениям.
ВОРОНКА СОФТ-продажи
Задача и назначение воронки - ведение клиента от момента оценки клиента и его потребностей, задач, особенностей проекта до момента контроля отгрузок, деления отгрузок.
На данной воронке предусмотрена дочерняя воронка «Софт отгрузки», задача которой контроль каждой части отгрузки и их оплаты.
На воронке Софт организована работа нескольких отделов: в приоритете - отдел Продаж, затем отдел Сопровождения продаж, Конструкторский отдел по работе с новыми материалами и Тендерный отдел.
При этом большой объем задач решается на стороне 1С (со стороны Склада и с помощью интеграции 1С и Битрикс24) и эту роль взаимодействия между Продажами, Складом и Логистикой осуществляет отдел Сопровождения. Их работа является ключевой в решении задач по Софт продажам.
ВОРОНКА хард-ПРОДАЖИ
Механика воронки близка к Софт продажам, однако её особенностью является то, что до момента проведения работ там подключается отдел Капитального строительства. Они делают расчёт проекта и его защиту совместно с отделом Продаж.
С момента заключения договора внутри системы зашит детальный план-график проведения работ в зависимости от его типа.
Типы проектов на воронке Хард продаж:
- проектно-изыскательные работы (когда готовится только техническая документация по проекту и сдаётся заказчику);
- поставки материалов или комплектующих для строительства;
- к двум предыдущим видам работ добавляется осуществление СМР.
Конечно же, сотрудники могут корректировать сроки самостоятельно для того, чтобы подстроить проект под реальные рамки договорённости с Клиентом.
В РЕЗУЛЬТАТЕ
Компанией Сферотек отмечено:
- появилась прозрачность при обработке заказов, поскольку в системе Битрикс24 легко отследить на каком этапе работ находится данный проект;
- вся информация по максимуму хранится в одном месте - внутри карточки сделки (не только этапы, задачи и работы, но и все документы - текстовые и графические) и, таким образом, ничего не теряется,
- на каждой воронке, в автоматизированном режиме сама система распределяет задачи от сотрудника к сотруднику при заполнении необходимой информации, что исключает простой в работе отделов.
Также для отдела Продаж был реализован бизнес-процесс - отчёт о просроченной дебиторской задолженности (ДЗ). Суть этого бизнес процесса состоит в том, чтобы оптимизировать сбор информации на конец недели по ДЗ по каждому менеджеру (более 20 человек). Отчёт создан для того, чтобы контролировать менеджеров:
- видеть кто какую информацию не предоставил по должникам,
- видеть задержку по оплатам,
- сократить просрочку в предоставлении данной информации для подготовки регулярного сводного отчёта для коммерческого директора.
Данный бизнес процесс достаточно простой (буквально 2-3 стадии), но мы автоматически решили сложную задачу и связали всю филиальную сеть (более 10 городов), при этом при постановке задач учли разницу в часовых поясах.
Данный процесс решает две главные задачи в отделе: отсутствие потерь информации и сокращение времени для её сбора.
Далее отдела Продаж реализовано свыше 10 шаблонов договоров, связанных со спецификой работы клиента. Это позволяет без каких-либо дополнительных трудозатрат для менеджеров , формировать их максимально быстро внутри сделки, заполнив лишь переменные части (дата начала строительства, условия по оплате, условия влияющие на сдачу работа или на поставку материалов и так далее). Все эти процессы были полностью автоматизированы и выведены для максимальной наглядности в интерфейс сделки, чтобы можно было оперативно запустить создание любого договора при необходимости.
ВОРОНКА реестр документов
В воронку «Реестр документов» система автоматически сохраняет все договора и другие документы.
Каждая стадия в данной воронке соответствует типу документа: договор, Акт, Счёт, УПД . На данной воронке хранятся все сканы документов и сопутствующая информация: с кем они были заключены, их номера и инициаторы сделок (система фиксирует их с воронки Продаж).
По факту, мы создали электронный архив всего документооборота компании Сферотек, что очень важно для клиента (свыше 12 типов документов в компании).
Компания Сферотек получила понятный и упорядоченный архив документов с простым поиском информации, с детальным делением видимости документов по отделам. В системе детально настроены права доступа к той или иной информации, что позволяет эффективно разделить её по сотрудниками.
Если документ требует пролонгации, то на данной воронке настроен алгоритм, когда система заблаговременно, до даты завершения договора создаёт задачи на инициаторов с целью пролонгировать договор с поставщиком, подрядчиком или клиентом на тот или иной вид услуг или работ. Таким образом, мы решили вопрос о своевременной пролонгации документов.
ВОРОНКА Отчет по территориальным представителям
Территориальные представители - это сотрудники из более чем 10 городов, которые представляют компанию Сферотек в различный регионах Российской Федерации.
Суть отчёта: каждый месяц территориальный представитель подаёт отчёт в головной офис о своих затратах, о выполненных задачах, о посещении клиентов для согласования текущих затрат и получения компенсации.
Ранее все эти процессы происходили через почту, где предоставлялись документы (сканы). Это вызывало сложности найти необходимый отчёт, ответ по тому или иному согласованию.
Теперь на данной воронке система формирует в автоматическом режиме задачи на каждого территориального представителя со сроками их выполнения. Каждый месяц создаётся сделка на каждого представителя с регламентированными процедурами предоставления информации и её согласования с координатором отдела Продаж, с предоставлением отчётности в бухгалтерию, согласованием отчётности с коммерческим директором, и если необходимо, то с передачей в бухгалтерию информации о необходимости оплаты затрат или наоборот об удержании с сотрудника в следующем месяце той или иной суммы.
Результат:
- была создана единая база, где хранится вся информация по территориальным представителям;
- получение информации стало прозрачным и понятным;
- есть возможность точно понимать, кто из менеджеров не сдал отчёт или не предоставил необходимую информацию или документацию;
- появилось стопроцентное понимание эффективности по каждому территориальному представителю;
- мы исключили точки потери информации при передачи из отдела в отдел.
Воронка по работе с дистрибьюторами для отдела продаж
Специально для отдела Продаж в разрезе работы с ключевым дистрибьюторам, была создана данная воронка.
Цель: в автоматизированном режиме получить отчёт о продажах, расчёт вознаграждения менеджеров по работе с конкретными филиалами данного дистрибьютора.
Ключевой дистрибьютор имеет свыше 50 филиалов по различным городам и является основным клиентом Компании Сферотек. С ним работают 3-4 менеджера и компании важно понимать, как вклад каждого менеджера, так и получить отчёт по каждому филиалу, для чего была реализована автоматическая постановка задач с определёнными сроками и напоминаниями, чтобы менеджер мог поторопить своего партнёра в конкретном филиале по предоставлению отчёта о продажах. Это связано с тем, что у каждого менеджера есть свой процент от продаж, и система сама рассчитывает премию менеджера в зависимости от объёма продаж, который был сделан.
Оператор компании Сферотек вводит данные из отчёта дистрибьютора (номенклатуру и количество), далее система считает сумму сделки и производится расчёт вознаграждения менеджера в соответствии с данными по филиалу и ставки по нему (у каждого филиала своя ставка). Заметим, что ставка пересматривается раз в квартал руководителем в соответствии с объёмом продаж, и активностью менеджера по продажам. Поэтому в автоматическом режиме на данной воронке создан механизм пересмотра ставки по филиалу в виде задачи на руководителя.
Ещё одна цель, достигнутая с помощью внедрения данной воронки - это передача сводной информации по начисленным вознаграждениям менеджерам в бухгалтерию, при этом особенностью данной воронки является то, что на ней реализованы два типа сделок:
- На конкретного менеджера с указанием филиалов, за которые он отвечает. Система сама, в автоматическом режиме создаёт на каждый филиал сделку для предоставления отчётности и разрезе сумм продаж и вознаграждения.
- Когда закрывается сделка по конкретному филиалу, система в сводную сделку добавляет информацию о том: с каких филиалов в целом получена информация, какие продажи были, сумма общего вознаграждения по менеджеру и с каких филиалов информация не предоставлена или не введена в систему.
отдел КАДРОВ
Основные задачи:
- упростить работу сотрудников;
- сделать централизованной подачу заявок на подбор сотрудников;
- получить полную информацию по количественным и качественным показателям проведённых собеседований,
- собрать статистику о проценте отказов и на каких этапах они были получены, чтобы детально проанализировать работу данного отдела.
ВОРОНКА заявка на отбор
Данная воронка - внутренняя.
Цель воронки: руководитель каждого отдела может оставить там заявку на подбор определённого сотрудника, указав там всю необходимую информацию по своим требованиям, чтобы кадровый специалист смог качественно осуществить подбор.
Данная воронка имеет связь со второй воронкой «Отбор», когда HR отдел произвёл подбор кандидатов и они пришли на собеседования.
ВОРОНКА отбор
Данная воронка предназначена для работы с кандидатом:
- прохождение собеседований,
- предоставление оффера и его контроль,
- прохождение кандидатом испытательного срока.
В РЕЗУЛЬТАТЕ
Мы упростили работу отдела Кадров:
- исключили непонимание между сотрудниками,
- исключили бумажную передачу информации и возможность её потерять,
- автоматизировали работу HR специалистов, так как система сама ставит задачи в соответствии с внесённой информацией и стадией на воронке.
Тем самым, мы повысили прозрачность и эффективность работы отдела Кадров, убрали всю бумажную рутину, и автоматизировали весь процесс взаимодействия между отделами и повысили эффективность (по словам нашего клиента на 10-15%) и качество подбираемого персонала.
Воронка командировки
Воронка «Командировки» реализует регламент согласования, проведения поездки и сдачи отчётности по командировочным сессиям для выезда в региона.
Данная воронка учитывает процедуру согласования с руководителем:
- графика самой командировки, транспорта,
- необходимости подключения офис-менеджера для бронирования билетов и гостиницы,
- предоставление этой информации во внутрь сделки «командировка» для командируемого.
Для большего понимания приведём пример. Было осуществлено 10 командировок по двум проектам, но результатов данных поездок у нашего клиента не было. Теперь же с помощью данной воронки, которая имеет связь со сделками продаж, есть понимание, как разделить стоимость затрат на командировку и стоимость сделки. И уже в связке с этой сделкой можно посчитать потраченное время, деньги и оценить итоговый результат. Благодаря автоматизации, проведённой компанией ЛИГР, клиент может достоверно оценить полученный результат с помощью количественных и качественных показателей.
Также мы полностью автоматизировали процесс согласования командировки, получения документов для неё, сдачу документов от командируемого, и финальную стадию - закрытие командировки в связке с бухгалтерией и утверждением командировочного отчёта коммерческим директором.
Воронка ТЕНДЕР
Компания Сферотек активно ведёт работы с тендерами, что является ключевым источником поступления новых клиентов. Специально для данного направления была создана отдельная воронка «Тендер», которая автоматически получает информацию с площадки Бикотендер, где появляется информация о новом тендере. Получив письмо с данной площадки, внутри Битрикс24 создаётся сделка на воронке Тендер и запускается вся процедура подготовки и оценки эффективности и целесообразности участия в данном тендере.
На воронке, в зависимости от типа тендера, типа продаж Софт или Хард система подключает или рекомендует подключить необходимый отдел Продаж.
Задачи, решённые благодаря созданию воронки Тендер:
- 100% учёт входящих тендеров внутри системы с возможностью получения статистики об эффективности тендеров, их актуальности, количеству выигранных тендеров, количеству проигранных и по какой причине, каков процент нецелевых тендеров;
- получение количественных и качественных показателей по работе Тендерного отдела с теми проектами, в которых было решено участвовать;
- была организована совместная работа с отделом Продаж и Капитального строительства. Тем самым, мы обеспечили систематизированный и регламентированный сбор необходимой информации и документации с контролем сроков их предоставления (данный вопрос был «больной темой»). Таким образом мы минимизировали факт потери тендера или проигрыша в нем из-за несвоевременной подачи информации, и поэтому мы получили большой процент прироста прибыли в компанию.
ПОЛУЧИТЕ КОНСУЛЬТАЦИЮ ЭКСПЕРТА
Опишите проблемы в Вашей компании, а мы перезвоним и расскажем, как решим их с помощью Битрикс24
— Бесплатные Сайты и CRM.